Get To Know The Place
Onze opdrachtgever is een vooruitstrevende adviesorganisatie die bedrijven ondersteunt bij het realiseren van innovatieve en duurzame projecten. Binnen de organisatie werken betrokken professionals samen aan uiteenlopende vraagstukken. Er heerst een open en informele cultuur waarin samenwerking, eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling centraal staan.
Als Officemanager kom je terecht in een team waarin collega's elkaar helpen en successen samen vieren. Je werkt samen met andere officemanagers en ondersteunt consultants bij hun dagelijkse werkzaamheden. Dankzij de korte lijnen krijg je veel verantwoordelijkheid en is er ruimte om zelfstandig zaken op te pakken en processen slimmer in te richten.
About The Job
Als Officemanager ben jij het organisatorische hart van kantoor. Je zorgt ervoor dat collega's hun werk goed kunnen uitvoeren en dat klanten en externe partijen op een professionele manier worden geholpen. Je combineert organisatorische, administratieve en facilitaire werkzaamheden en houdt ook wanneer er veel tegelijk speelt het overzicht.
Samen met je collega's van het officemanagement zorg je voor een goed georganiseerde werkplek. Daarnaast ondersteun je consultants bij hun dagelijkse werkzaamheden en ben je een belangrijke schakel tussen klanten, collega's en externe partijen.
Je werkzaamheden zijn afwisselend. Zo beheer je agenda's, plan je afspraken in en bewaak je deadlines. Ook ondersteun je bij administratieve processen rondom klanten en aanvragen. Je verwerkt financiële administratie, houdt gegevens zorgvuldig bij en zorgt ervoor dat acties tijdig worden opgevolgd. Daarnaast regel je praktische zaken op kantoor, van lunch en kantoorbenodigdheden tot borrels en contact met leveranciers.
Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken. Je ziet wat er moet gebeuren, denkt vooruit en neemt verantwoordelijkheid voor een goede afhandeling. Zie je mogelijkheden om iets slimmer of efficiënter te organiseren? Dan krijg je de ruimte om daar zelf mee aan de slag te gaan.
Wat ga je doen?
- Fungeren als eerste aanspreekpunt op kantoor en ervoor zorgen dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt.
- Ondersteunen van consultants bij organisatorische, administratieve en procesmatige werkzaamheden.
- Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken met klanten en andere betrokkenen.
- Bewaken van planningen, deadlines en actiepunten.
- Ondersteunen bij administratieve processen rondom klanten en aanvragen.
- Verwerken van correspondentie en zorgvuldig vastleggen van informatie in de daarvoor bestemde systemen.
- Uitvoeren van financiële en administratieve werkzaamheden, zoals facturatie, debiteurenbeheer en het controleren van gegevens.
- Ondersteunen bij HR-administratieve werkzaamheden.
- Coördineren van facilitaire zaken, waaronder lunch, kantoorbenodigdheden, bestellingen en interne bijeenkomsten.
- Onderhouden van contact met leveranciers, de verhuurder en andere externe partijen.
- Samen met collega's zorgen voor een prettige, representatieve en goed georganiseerde werkomgeving.
- Signaleren van verbeterkansen en zelfstandig initiatieven oppakken om processen efficiënter te maken.
Your Qualities
Je bent een georganiseerde en proactieve professional die graag anderen ondersteunt. Je ziet werk liggen, denkt vooruit en wacht niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren. Ook wanneer meerdere zaken tegelijk aandacht vragen, weet je prioriteiten te stellen en houd je het hoofd koel.
Je vindt het leuk om met verschillende mensen samen te werken en schakelt gemakkelijk tussen collega's, klanten en externe partijen. Je werkt nauwkeurig, communiceert duidelijk en neemt verantwoordelijkheid voor je werkzaamheden. Daarbij heb je oog voor zowel de praktische details als het grotere geheel.
Daarnaast breng je het volgende mee:
- Je hebt mbo- of hbo-werk- en denkniveau.
- Je hebt ervaring met administratieve, organisatorische of ondersteunende werkzaamheden.
- Je bent sterk in plannen en organiseren en weet goed prioriteiten te stellen.
- Je werkt nauwkeurig en gaat zorgvuldig om met administratieve en financiële gegevens.
- Je bent sociaal, servicegericht en communicatief vaardig.
- Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en voelt je verantwoordelijk voor een goede uitvoering van je taken.
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed.
- Je kunt goed overweg met Microsoft Office.
- Ervaring met financiële administratie, debiteurenbeheer of HR-administratie is een pré.
Kennis van subsidies of financieringen is niet noodzakelijk. Je krijgt de ruimte om je hierin te ontwikkelen.
Herken je jezelf niet in alle punten? Geen probleem. Jouw motivatie, organisatietalent en bereidheid om te leren zijn minstens zo belangrijk. We kijken graag samen naar de mogelijkheden.
Their Benefits
Je komt terecht in een veelzijdige functie waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt en een belangrijke bijdrage levert aan het dagelijks functioneren van de organisatie. Je werkt in een betrokken team waar samenwerken, initiatief en werkplezier centraal staan.
Daarnaast kun je rekenen op:
- Een tijdelijk contract voor 32 tot 40 uur per week ter vervanging van zwangerschapsverlof, met de mogelijkheid om na afloop in gesprek te gaan over verlenging.
- Een salaris tussen € 2.800 en € 4.000 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van je ervaring.
- 8% vakantiegeld.
- 25 vakantiedagen.
- Een goede pensioenregeling.
- Een bonusregeling.
- Een laptop en mobiele telefoon van de zaak.
- Een reiskostenvergoeding.
- Een thuiswerkregeling.
- Een informele werkomgeving met korte lijnen en betrokken collega's.
- Veel afwisseling en ruimte om zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen.
- Een prettige werksfeer waarin ook ruimte is voor ontspanning en gezelligheid.
Got a Good Feeling?
Are you interested in the above profile? Good Company is looking forward to your application! Clicking on the application button will lead you to a well-arranged application screen where you can respond with your CV or LinkedIn profile to the vacancy of Ugoo - Office Manager.
